บทบาทหน้าที่ความรับผิดชอบของงานธุรการ

 

งานธุรการเป็นงานที่สังกัดกองบริการการศึกษา มีหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับงานสารบรรณ ติดต่อ โต้ตอบกับหน่วยงานภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย จัดทำประกาศ คำสั่ง การเก็บเอกสาร การสรรหา การบรรจุบุคคล การดำเนินการเกี่ยวกับตำแหน่ง อัตราเงินเดือน ดูแลรับผิดชอบการปฏิบัติราชการและวินัยข้าราชการ การขอเครื่องราชอิสริยาภรณ์ การจัดทำคำขอตั้งงบประมาณ เงินรายได้ การเบิกเงินค่าตอบแทนต่าง ๆ จากเงินทุกประเภท นอกจากนี้งานธุรการยังได้รับมอบหมาย ให้ทำหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับการรับสมัครบุคคลเข้าศึกษาระดับปริญญาตรีในมหาวิทยาลัยทุกประเภท ดังนั้น งานธุรการจึงแบ่งหน่วยงานภายในออกเป็น 4 หน่วย คือ

  1. หน่วยสารบรรณ
  2. หน่วยบริหารบุคคล
  3. หน่วยการเงิน
  4. หน่วยพัสดุ

สำหรับภาระงานและความรับผิดชอบงานธุรการ มีรายละเอียดดังต่อไปนี้

👉 หน่วยสารบรรณ

  • ลงทะเบียนรับหนังสือภายใน
  • ลงทะเบียนรับหนังสือภายนอก
  • ลงทะเบียนส่งหนังสือภายใน
  • ลงทะเบียนส่งหนังสือภายนอก
  • จัดทำใบคุมหน้าแฟ้มเสนอผู้บริหาร
  • พิจารณาเรื่องเพื่อจัดแยกแฟ้มเอกสารก่อนนำเสนอผู้บริหาร
  • ตรวจสอบและแยกเอกสารให้งานต่าง ๆ นำไปดำเนินการ
  • ร่างโต้ตอบหนังสือราชการที่อยู่ในความรับผิดชอบและได้รับมอบหมาย
  • พิมพ์หนังสือโต้ตอบระหว่างหน่วยงานภายในและภายนอก
  • ติดตามเรื่องต่าง ๆ ที่อยู่ในความรับผิดชอบ
  • จัดเก็บเอกสารเป็นหมวดหมู่
  • สืบค้นหาเอกสารตามที่หน่วยงานต่าง ๆ ร้องขอ
  • จัดทำคำสั่ง ประกาศ
  • จัดทำแบบฟอร์มเอกสารต่าง ๆ ที่ใช้ในหน่วยงาน
  • ประสานงานกับหน่วยงานต่าง ๆ ภายในและภายนอกมหาวิทยาลัย

👉 หน่วยบริหารบุคคล

  • จัดทำคำสั่งต่อสัญญาจ้างพนักงานมหาวิทยาลัย (เงินรายได้)
  • จัดทำคำสั่งเลื่อนขั้นเงินเดือนของพนักงานมหาวิทยาลัย (เงินรายได้)
  • จัดทำหนังสือรับรองเงินเดือนของลูกจ้างประจำ และพนักงานมหาวิทยาลัย
  • จัดทำใบลงเวลาปฏิบัติงานของลูกจ้างประจำ และพนักงานมหาวิทยาลัย
  • บันทึกวันลาของลูกจ้างประจำ และพนักงานมหาวิทยาลัย
  • จัดทำสถิติวันลาของลูกจ้างประจำ และพนักงานมหาวิทยาลัย
  • จัดทำคำขอมีบัตรต่าง ๆ ของลูกจ้างประจำ และพนักงานมหาวิทยาลัย
  • จัดทำแฟ้มประวัติของลูกจ้างประจำ และพนักงานมหาวิทยาลัย
  • เสนอขอพระราชทานเครื่องราชอิสริยาภรณ์แก่ข้าราชการและลูกจ้างประจำ

👉 หน่วยการเงิน

  • ตรวจสอบเอกสารการเบิกจ่ายที่แต่ละงานดำเนินการ
  • ตรวจสอบสัญญายืมเงินที่แต่ละงานดำเนินการแล้วส่งให้กองคลังและทรัพย์สิน ดำเนินการต่อไป
  • เบิกจ่ายค่าบริการโทรศัพท์ทางใกล้และทางไกล
  • เบิกจ่ายค่าตอบแทนการปฏิบัติงานล่วงเวลา
  • จัดทำงบประมาณเงินรายได้
  • การตัดโอนหมวดเงินต่าง ๆ
  • เกษียนหนังสือภายในและภายนอก

👉 หน่วยพัสดุ-ครุภัณฑ์

  • เบิกกระดาษคำตอบคอมพิวเตอร์ให้กับหน่วยงานต่าง ๆ
  • เบิกวัสดุสำนักงานงานต่าง ๆ ภายในกองบริการการศึกษา
  • จัดทำเรื่องขอซื้อ-จ้างวัสดุงบประมาณแผ่นดิน
  • จัดทำเรื่องขอซื้อ-จ้างวัสดุงบประมาณเงินรายได้
  • จัดทำเรื่องขอซื้อครุภัณฑ์งบประมาณเงินรายได้
  • การแจ้งซ่อมครุภัณฑ์